1. Quién responde por sus datos
El responsable del tratamiento es El RUSSO App, Bogotá D.C., Colombia. Correo para todo lo relacionado con sus datos: contacto@elrusso.co.
Esta política cumple la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015).
2. Las dos calidades en que El RUSSO trata datos
Como responsable: los datos de las personas que usan El RUSSO (usuarios), de quienes piden una demostración y de los contactos de facturación de los clientes. Sobre ellos decide El RUSSO, según esta política.
Como encargado: los datos que cada empresa cliente registra sobre otras personas (sus empleados, compradores, pacientes, visitantes y contratistas). Sobre esos datos decide la empresa cliente, que es la responsable y debe tener su propia política; El RUSSO los trata por cuenta de ella, según el acuerdo de encargo de los Términos y Condiciones.
3. Datos de quienes usan El RUSSO
El sistema guarda únicamente lo necesario para funcionar:
- Nombre y apellidos, nombre de usuario y cargo dentro de la empresa, obra o punto.
- Correo electrónico y número de celular, cuando la persona los registra.
- Fotografía de perfil, si la persona decide subirla.
- Un resumen cifrado de la contraseña. La contraseña original no se guarda y nadie —tampoco el administrador— puede leerla.
- Registro de las acciones en el sistema: qué cambió, cuándo y desde qué aparato.
- Dirección de internet (IP) y tipo de aparato desde el que se inicia sesión, y la constancia de la aceptación de estos documentos.
- Lo que la persona le escribe al asistente de inteligencia artificial y lo que este le responde.
3A. Cuentas que cada persona conecta
Google Calendar: si una persona conecta su calendario de Google, El RUSSO guarda el permiso que Google entrega, cifrado, y lo usa solo para poner en ese calendario las reuniones y fechas que la persona tiene en El RUSSO. No lee los demás eventos de su calendario.
Correo electrónico: si la gerencia conecta su buzón (Gmail u Outlook), El RUSSO guarda cifrada la contraseña de aplicación o el permiso que entrega el proveedor, y lee los mensajes solo cuando la persona le pregunta al asistente por su correo, para responderle. Nunca se pide ni se guarda la contraseña normal del correo.
Cualquiera de las dos se desconecta en Mi cuenta, y al desconectarla El RUSSO borra el permiso que guardaba.
3B. El Instagram de la empresa
Si la gerencia de una empresa conecta el Instagram de la empresa (una cuenta profesional), El RUSSO guarda el número de esa cuenta, su nombre de usuario y el permiso que Instagram entrega, cifrado. Nunca se pide ni se guarda la clave de Instagram.
Se usa solo para publicar en esa cuenta lo que la empresa programa en su parrilla de redes, cuando alguien de la empresa lo ordena. No se leen mensajes, comentarios ni seguidores. Las fotos y videos que se suben para publicar se guardan hasta 24 horas después de publicados (o hasta que se quitan de la parrilla): después se borran de El RUSSO. Lo que se sube y no se alcanza a guardar también se borra al día siguiente.
Para desconectarla: en la Parrilla, «Desconectar» (lo hace la gerencia), o en Instagram: Configuración → Apps y sitios web → quitar El RUSSO. Al quitar el permiso desde Instagram o al pedir que se borren los datos, El RUSSO borra lo que guardaba de esa cuenta. También puede pedirlo escribiendo a contacto@elrusso.co.
3C. Si pide una demostración
Si usted llena el formulario «Solicitar Demo», El RUSSO guarda su nombre y apellido, su correo, su celular, el nombre y la ciudad de su empresa, cuántas obras maneja al año (si lo dice), su mensaje, cómo prefiere que lo contacten, y la fecha y la versión de los documentos que aceptó. La dirección de internet (IP) desde la que lo envía no se guarda tal cual: solo una huella cifrada, para frenar envíos abusivos.
Se usan únicamente para contactarlo por el medio que escogió, mostrarle la demostración y confirmarle por correo que la recibimos. Los ve solo el equipo de El RUSSO. Puede pedir en cualquier momento que se borren escribiendo a contacto@elrusso.co.
4. Datos que registran las empresas clientes
Según lo que use cada empresa, El RUSSO guarda por cuenta de ella, como encargado:
- Empleados: nombre, cargo, salario, auxilio, seguridad social, horarios, turnos, comisiones y celular.
- Compradores y clientes: nombre, documento, datos de contacto, lo que compraron, pagos y saldos.
- Visitantes de proyectos: nombre, celular, correo y cómo conocieron el proyecto.
- Contratistas y proveedores: nombre o razón social, NIT, contacto y pagos.
- Pacientes de las ópticas: nombre, documento, fecha de nacimiento, contacto, dirección, fórmulas ópticas, notas de su historia, ventas y la constancia de su autorización.
5. Datos sensibles y de menores de edad
Las fórmulas ópticas y la historia de un paciente son datos sensibles (de salud). La óptica debe registrarlos solo con la autorización expresa del paciente, pidiéndosela e informándole que no está obligado a darla. Ningún servicio depende de que la dé. En la ficha de cada paciente hay una casilla para dejar constancia de su autorización, con la fecha y quién la recibió.
El RUSSO no está dirigido a menores de edad. Cuando una óptica registra a un paciente menor de edad, la autorización la da su padre, madre o representante legal, después de escuchar al menor, y siempre en su interés superior.
6. Para qué se usan
- Permitir el ingreso al sistema y verificar la identidad de quien entra.
- Mostrarle a cada persona únicamente lo que su cargo le permite ver y dejar constancia de quién cambió cada dato.
- Prestar cada función que la empresa usa: presupuestos, cotizaciones, nómina y horarios, ventas, almacén, citas, recordatorios y avisos.
- Responder las preguntas que se le hacen al asistente de inteligencia artificial.
- Proteger las cuentas: detectar intentos de ingreso indebidos y cerrar sesiones abiertas en aparatos perdidos.
- Enviar el enlace de recuperación de contraseña, los avisos que la persona activa y las respuestas a sus solicitudes.
- Atender las solicitudes de demostración, facturar y cobrar el Servicio a los clientes, y cumplir obligaciones legales.
7. Lo que NO se hace con sus datos
- No se venden, arriendan ni ceden a terceros con fines comerciales.
- No se usan para publicidad ni para perfilar personas.
- No se comparten entre empresas distintas: cada empresa ve únicamente lo suyo.
- No se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial.
8. Quién puede ver sus datos dentro del sistema
El acceso está limitado por el cargo. Por ejemplo, la persona de almacén registra material pero no ve precios; el director maneja su obra pero no el flujo de caja; solo la gerencia ve las cifras completas.
El administrador del sistema puede restablecer contraseñas y cerrar sesiones, pero eso queda registrado. El equipo de soporte de El RUSSO solo entra a la información de un cliente con un permiso que ese cliente da, que vence solo.
9. Proveedores tecnológicos y envío de datos fuera de Colombia
Para funcionar, El RUSSO se apoya en estos proveedores, que tratan los datos por encargo suyo y bajo sus condiciones de protección de datos. Están en los Estados Unidos, que la Superintendencia de Industria y Comercio reconoce como país con nivel adecuado de protección (Circular Externa 005 de 2017):
- Vercel Inc.: alojamiento de la aplicación y de los archivos (fotos, planos, documentos).
- Neon Inc.: base de datos.
- Anthropic PBC: el asistente de inteligencia artificial.
- Resend: envío de correos (recuperación de contraseña y confirmaciones).
- Functional Software Inc. (Sentry): registro de fallas técnicas, configurado para no recoger datos que identifiquen a las personas.
- ImprovMX: reenvío del correo de contacto.
- Google LLC, Microsoft Corporation y Meta Platforms Inc.: solo si la persona conecta su calendario, su correo o el Instagram de la empresa.
10. Cookies
El RUSSO usa solo cookies necesarias para que el sistema funcione (mantener la sesión abierta y proteger las conexiones). No usa cookies de publicidad ni de analítica. El detalle está en la Política de Cookies.
11. Cuánto tiempo se guardan
- Datos de quienes usan El RUSSO: mientras tengan cuenta activa y, después, el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales, contables y contractuales.
- Registros de auditoría (quién cambió qué): mientras exista la información de la empresa, porque son la constancia de las decisiones tomadas.
- Constancias de aceptación de estos documentos: mientras se traten los datos con base en ellas y el tiempo en que se puedan necesitar como prueba.
- Solicitudes de demostración: mientras sean útiles para el contacto comercial, o hasta que usted pida su supresión.
- Datos que registran las empresas clientes: mientras dure el Servicio y hasta treinta (30) días después, salvo lo que la ley obligue a conservar.
- Fotos y videos para Instagram: hasta 24 horas después de publicados.
12. Sus derechos
Como titular de sus datos personales, usted puede:
- Conocer, actualizar y corregir sus datos.
- Pedir prueba de la autorización que dio (le enviamos la constancia con su fecha, hora y versión).
- Saber qué uso se les ha dado.
- Revocar la autorización o pedir que se supriman, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder gratis a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho su consulta o reclamo ante nosotros.
13. Cómo ejercer sus derechos (habeas data)
Escriba a contacto@elrusso.co con su nombre, su documento o la cuenta con la que entra, qué solicita y cómo le respondemos.
Consultas: se responden en máximo diez (10) días hábiles. Si no es posible, le decimos por qué y la nueva fecha, que no pasa de cinco (5) días hábiles más.
Reclamos (corregir, actualizar, suprimir o revocar): se responden en máximo quince (15) días hábiles; si no es posible, le decimos por qué y la nueva fecha, que no pasa de ocho (8) días hábiles más. En máximo dos (2) días hábiles marcamos sus datos como «reclamo en trámite». Si al reclamo le falta información, se la pedimos en los cinco (5) días siguientes; si en dos (2) meses no la envía, se entiende que desistió.
Si sus datos los registró una empresa cliente (por ejemplo, su empleador o su óptica), esa empresa es la responsable: le pasamos su solicitud y la ayudamos a responderle a tiempo.
14. Seguridad
La conexión viaja cifrada, las contraseñas se guardan como un resumen irreversible, los permisos de las cuentas conectadas se guardan cifrados, el acceso está separado por empresa y por cargo, las sesiones vencen solas y la información se respalda con regularidad.
Ninguna medida es infalible. Si llegara a ocurrir un incidente que afecte sus datos, se le informará y se reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio como lo exige la ley.
15. Vigencia y cambios
Esta política rige desde el 15 de octubre de 2026. Versión 2.0 - 2026-10-15.
Los cambios importantes se avisan antes de aplicarse y se le pide aceptarlos de nuevo al entrar.